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電子メール管理と法制度２(2003.12.4)
1●メッセージフィルタと法制度
今回は、電子メールを監視するメッセージフィルタが法制度とどのような関わりを持っているかを見ていきましょう。
前回1●において、電子メールは郵便物ではないと致しました。しかし電子メールは、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示する、または事実を通知する機能を持っています。つまり信書としての性質を強く持っています。個人が送受信する電子メールは信書としての性格を帯び、利用者が信書としてのプライバシーを期待しているという事実があります。この点から、個人の電子メールを監視し配送を制限する行為は、民法第709条の不法行為（プライバシーの侵害行為）となる危険があります。
しかしながら、企業でメッセージフィルタを実施する場合、電子メールシステムは「企業が業務目的で使用する設備」であり、円滑かつ安全に使用できるよう、企業として管理する責任があります。また、前々回に触れたように、企業には訴訟リスクをはじめ、数々のリスクを低減し利益を上げ、社会に貢献する「企業の社会的責任」があります。このような責任を果たすため、設備の利用の制限を設けることは業務命令権の一環として合法と考えられます。
電子メールについても、監視の実施方法、目的について従業員に明示し、結果的にプライバシーを制限することについて理解を得ておくことで合法的に監視することが可能と考えられます。この場合、就業規則や設備の使用規定等で上記を明示しておくことが必要となります。さらに、従業員間との承諾が明示的に存在していれば万全といえるでしょう。
2●WISE Auditの監視ポリシー
労使間での合意の形成があっても通信の監視行為については慎重さが要求されます。たとえば、私用電話の規制目的で電話のモニタリングを行うことは、プライバシーを侵害し不法行為を形成するとの見解もあります。そこで、電子メール監視の場合、すべてのメールを監視するのではなく、特定のメールのみ管理者が目視して判断する仕組みが必要となります。
WISE Auditでは全社的に適用されるスーパーフィルタ（スーパー管理者が設定します）と、特定のグループを管理するグループ管理者が設定するグループフィルタという2種類のフィルタを設定することが可能です。グループ管理者は、当該グループの業務内容から規制すべき語句、相手先、添付ファイルなどをルールとして決め、それをグループフィルタとして登録します。
次に、各フィルタが該当メールを発見した場合の措置を設定します。この措置（アクションといいます）には、メールの配送制御として保留、削除、返送、転送、配送があり、通報として管理者、差出人、宛先への通知メッセージがあります。これらの組み合わせで「ポリシー」と呼ぶ実行可能なルールが定義されます。
実際に管理者がメールの内容を目視するのは、保留が設定されたポリシーが適用された場合のみであり、業務上特に目視検査を必要とする重要度の高い場合に限定することが可能です。これにより、必要最小限度の目視検査のみ管理者が実施することとなります。
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